Nu contează ce fel de companie ai, vei avea în permanenţă documente fizice şi electronice de care vei depinde şi pe care va trebui să le arhivezi când nu le vei mai folosi zi de zi. Arhivarea în companie nu se va face oricum, sunt anumite modalităţi clare de arhiva documente care garantează păstrarea integrităţii documentelor şi accesarea lor simplă oricând este nevoie. Doar cu o strategie de gestionare a documentelor în firmă şi arhivare poţi avea siguranţa că toate documentele tale vor fi la dispoziţia ta şi îşi vor menţine şi integritatea în timp.
O strategie eficientă de gestionare a documentelor va ajuta angajaţii să localizeze rapid, să acceseze şi să folosească, să distribuie documentele esenţiale pentru buna funcţionare a afacerii. Dar ce este o strategie de gestionare a documentelor într-o firmă? Este o strategie destul de complexă ce vizează şi trasează modul în care documentele afacerii ar trebui să fie create, primite, organizate, menţinute, aprobate, respinse, stocate, distribuite, distruse indiferent că discutăm despre formatul fizic sau despre formatul electronic.
Orice companie are nevoie de o strategie de gestionare a documentelor pentru a controla fluxul informaţiei, pentru a îmbunătăţi accesul la ea, pentru a urma ultimele tendinţe, pentru a reduce costurile operaţionale şi cu stocarea, pentru a proteja informaţia sensibilă. Se discută şi despre urmărirea activităţilor ce au legătură cu documentele, dar şi despre respectarea regulilor şi legislaţiei legate de arhivare documente.
Strategia de gestionare a documentelor – bazele sale
Cum poţi arhiva documente şi pune bazele unei strategii de gestionare a documentelor într-o firmă?
- Stabileşte o echipă care se va ocupa de strategie şi de implementarea ei – ea va identifica şi va înţelege, va documenta cum anume sunt create, primite, păstrate, stocate, securizate, distribuite documentele. Va include angajaţi din toate departamentele importante esenţiale. Ei se vor ocupa de trierea documentelor, de alegere şi de stabilirea stocării necesare, condiţiilor de stocare;
- Investighează documentele curente – angajaţii din echipa deja creată vor lua la mâna documentele şi vor începe să le trieze şi să le evalueze în funcţie de toate criteriile deja stabilite anterior;
- Stabilirea obiectivelor strategiei de gestionare a documentelor – este o fază importantă şi te va ajuta să ştii ce vrei să obţii la final şi cum vei implementa mai eficient noua ta strategie şi tacticile de gestionare pentru documente;
- Identificarea clasificării documentelor – vezi care sunt documentele pe care compania le foloseşte des. În acest fel ştii clar ce vei arhiva documente şi ce vei păstra pentru a avea acces imediat la informaţia dorită;
- Eliminarea documentelor care nu sunt necesare – scapă de toate documentele prea vechi pe care nu le mai foloseşti deloc şi începe să eliberezi spaţiu. Te va ajuta şi AI-ul pentru a avea o muncă mai uşoară în această etapă a implementării strategiei de gestionare a documentelor importante din firmă;
- Dezvoltarea strategiei de gestionare a documentelor – este cea mai importantă etapă. Aici te vei referi la documentarea numerelor de identificare documente, la versiunile numerelor, la identificarea categoriilor şi clasificărilor de care ai nevoie, la accesarea ciclului de aprobare pentru fiecare tip de document, la identificarea statusului documentelor, la identificarea perioadei de reţinere pentru anumite documente, planificarea distrugerii documentelor după x ani şi metodelor eficiente şi legale de distrugere.
Alţi paşi importanți în gestionarea documentelor într-o firmă şi importanţa gestionării documentelor
- Se alege şi metoda de arhivare, se stabileşte procesul de management asociat arhivarii, se stabilesc drepturile de acces la arhive pentru securitate maximă, se programează un backup periodic pentru documente şi planuri de recuperare pentru documentele importante. Se va indentifica şi cea mai bună metodă de digitalizare a documentelor şi de reducere a documentelor pe hârtie, tipărite din companie;
- Implementarea efectivă a strategiei – începi să implementezi strategia mai întâi în departamentele unde nu ai multe documente ca să poţi vedea cum merge procesul gândit şi ce probleme apar, cât timp îţi ia, de ce mai ai nevoie, ce completări vei aduce. Se vor face instructaje pentru toţi angajaţii implicaţi în aşa fel încât strategia să fie implementată corect de fiecare dată.
De ce este nevoie de strategia de gestionare a documentelor într-o firmă? Iată doar cele mai importante motive pentru care ar trebui să te gândeşti la arhiva documente, strategie foarte utilă indiferent de mărimea companiei tale:
- Pentru reducerea costurilor de administrare şi depozitare documente;
- Pentru protejarea datelor importante, documentelor esenţiale;
- Pentru accesul controlat la documente permanent;
- Pentru creşterea productivităţii generale;
- Pentru conformarea cu legislaţia în vigoare;
- Pentru a avea baze de date unitare;
- Pentru integrare eficientă cu alte sisteme existente;
- Pentru găsirea uşoară a informaţiilor dorite în funcţie de context;
- Pentru urmărirea simplă a documentelor şi distribuirea lor mai uşoară;
- Pentru securitate mai bună;
- Pentru acces uniform la documente;
- Pentru vizualizarea documentelor în mod mai clar;
- Pentru oferirea de feedback în timp real;
- Pentru îmbunătăţirea comunicării în companie;
- Pentru gestionarea mai uşoară a unui sistem de management şi organizare a fişierelor, documentelor mai ales când există şi o soluţie software de implementare eficientă a strategiei de gestionare a documentelor.
