Arhivarea documentelor unei firme este foarte importantă. Tu, având o firmă vrei să ai totul în evidentă și să te asiguri că totul este în regulă. Însă, tu trebuie să ții cont și de anumite documente sau acte importante pentru firmă care trebuie să fie protejate. O firma arhivare documente poate prelua toate aceste sarcini, astfel vei avea întotdeauna documentele în ordine și ușor de găsit.
Prin arhivare înțelegi că acele acte sunt bine depozitate, se ajunge repede la ele dacă este cazul. Acest proces este sigur, asigurând o stabilitate a firmei, cât și evitând o perioadă de întârziere sau nefuncționale a firmei, ajungând rapid la informațiile necesare.
Orice antreprenor cu entitate economică trebuie să țină în evidentă documentele prin arhivare după: numărul de ani, într-un format anume și modul în care sunt deținute, format fizic (hârtie) sau format digital. Dacă nu se respectă această obligativitate se poate sancționa cu amendă.
Firma arhivare documente: Sugestii pentru organizarea documentelor
- Pentru a-ți fi mai ușor de organizat și de găsit anumite informații, aranjează-le pe subcategorii. Poți să te folosești și de culori, coduri sa numere pentru a distinge subcategoriile.
- Poți să etichetezi documentele ca să-ți fie mai ușor. Două moduri de etichetare ar fi: coduri QR sau de bare. Prin această metodă minimizezi foarte mult erorile umane.
- Arhivarea digitală este o idee bună și folosită în ultimii ani. Găsești rapid informațiile necesare, ești la un clic distantă de al accesa și de al distribui. Astfel, poți verifica accesul la distanță, poate include și scanarea automată.
- Angajații firmei trebuie să poată să acceseze documentele necesar. Pentru asta trebuie să fii consecvent, de a pune etichete și de a fii organizat. Astfel, angajații firmei vor fii instruiți să mențină această organizare a documentelor.
- Locul de depozitare a documentelor este unul dintre cele mai importante aspecte. Poți folosi un sistem cu carduri sau pe bază de parole pentru securitatea informațiilor.
- Sistemul digital folosit de tine trebuie actualizat și verificat constant, iar angajații trebuie să fie la curent cu toate actualizările.
- Actele trebuie să fie păstrate pentru o perioadă lungă de timp, astfel, ai nevoie de un sistem bun de climatizare care să păstreze o temperatură și umiditate optimă, cutii de depozitare și rafturi.
Sancțiunile, legislația și procedurile care se iau în legătură cu arhivarea actelor
Conform unei legi din Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, documentele financiar contabile, registre și alte acte, trebuie arhivate în sediul secundar sau social, în format electronic sau pe hârtie, timp de 5, 10 sau 50 de ani.
Arhivarea documentelor în format electronic trebuie să fie organizate în dosare și numerotate cronologic pentru a fi ușor de verificat și căutat în momentul în care ai nevoie de o anumită informație.
Arhivarea pe hârtie trebuie să fie organizată în dosare, numerotată și legată. Trebuie numerotată sistematic pentru a nu dura mult căutarea lor. Operatorii economici autorizați pot conserva documentele financiar-contabile. Ei sunt responsabili pentru pierderea lor.
Există amenzi care să te sancționeze pentru nerespectarea arhivării documentelor. Ele trebuie arhivate, fie că sunt în format fizic sau electronic și arhivarea lor se face în decurs de 1-25 al lunii următoare a perioadei fiscale.
Amenda poate începe de la 2.000 – 3.500 de lei pe persoană fizică și pentru societățile mici. Iar pentru societățile medii sau mari între 12.000 – 14.000 de lei. Daca achiți amenda în decurs de 15 zile, suma se înjumătățește.
Arhivarea documentelor se face pentru organizarea mai bună a firmei, pentru a păstra informații importante la loc sigur și pentru a nu-ți bate capul încercând să cauți un document pe care nu-l găsești printre alte teancuri de hârtie sau într-un anumit folder în laptop.
O firma arhivare documente are rolul de a menține evidența documentelor până la momentul expirării datei la care ele sunt păstrate.
